展會活動策劃需要把握的(de)要點及策劃流程

在參加展會後，需要制作一(yī)個展會的(de)活動策劃，在策劃展會活動時，首先要保證展會的(de)動态性，詳細的(de)了解整個展會事件的(de)變化，并進行協調，其次要局别協同性，每一(yī)個步驟都需要環環相扣，還需要保證展會策劃的(de)整體性。策劃一(yī)個展會，需要先做(zuò)好市場調研，制定完整的(de)策劃方案，并确定參加人員在進行培訓，準備好展會所需要的(de)的(de)物料等，下面詳細的(de)為(wèi)大家介紹下。

一(yī)、展會活動策劃需要把握的(de)要點

1、動态性

動态性是根據系統總是處于運動、變化的(de)客觀存在的(de)特性，在動态過程中，做(zuò)好展會策劃工作。會展項目作為(wèi)一(yī)個系統，具有鮮明的(de)開放式運作管理(lǐ)的(de)特點，随時與外界發生能量、物質、信息、知識的(de)交換，會展項目運作過程中必然會受到內(nèi)外環境不确定性要素的(de)影響，在強調展會策劃系統的(de)時候應該時刻關注系統的(de)變化，并且及時調整相關的(de)計劃，以保證系統的(de)運行順利應對變化，實現較終目标。

2、協同性

會展項目的(de)各個獨立的(de)子(zǐ)項目之間涉及的(de)各種管理(lǐ)要素、管理(lǐ)對象以及運用的(de)管理(lǐ)方法，都需要通過策劃的(de)系統性原則形成一(yī)種互動協作的(de)狀态，才能使得展會策劃發揮資源的(de)聚變效應，調動一(yī)切可(kě)以調動的(de)各種優勢因素共同為(wèi)會展目标服務。

3、整體性

展會策劃有全局觀點，有一(yī)個系統的(de)統籌規劃，全面安排。整體性目标就是提高(gāo)會展管理(lǐ)項目系統的(de)整體效率，重視(shì)系統的(de)集成功能，形成設計科學(xué)、運行高(gāo)效的(de)工作流程，如(rú)立項、前期準備、會展實施、現場運營、評估和(hé)總結等，以及在這個流程中的(de)資源分配和(hé)組織等。

二、展會策劃的(de)流程

1、市場調研

不同的(de)展會有不同的(de)主辦方和(hé)承辦方，有的(de)是政府機構主導，有的(de)是民間組織發起，不同的(de)展會活動有不同的(de)影響力，不同的(de)展位的(de)價格是怎樣，現場人流量有多少，參與企業有多少家，要對不同的(de)展會做(zuò)好市場調研，選擇效果的(de)幾家展會去(qù)參加就可(kě)以了。

2、制定方案

确定參與展會後，就需要制定詳細的(de)活動方案，包括參展活動的(de)主題、流程、目的(de)、時間、參展範圍、展示品、會展活動、布置方案、差旅方案、現場人員、預算、宣傳通稿等。

3、确定人員并培訓

根據活動規模選擇具體要帶的(de)人數，比如(rú)小型展位，帶3人左右即可(kě)，一(yī)個領導+兩名員工，分别負責物料擺放、商務接待、合作洽談等事宜，但如(rú)果展位較大，還準備了其他環節，就要多帶一(yī)些人員，去(qù)負責不同的(de)事務。另外，對于展會現場的(de)接待和(hé)咨詢，要對員工做(zuò)好專門的(de)話術培訓，展現更好的(de)企業形象。

4、物料準備

制作好相關海報、準備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊、名片、DM單、展會宣傳片、招商手冊、客戶參展邀請函、企業會刊、登記手冊、參展産品等，如(rú)果要布置舞台，還要準備相應的(de)配套設施如(rú)燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請表演人員和(hé)主持人。

5、展台布置及展示

對于企業來說，展會是一(yī)個很好的(de)進行産品展示、吸納經銷商、尋求合作的(de)平台，所以就算展會行業越發不景氣，但依然有部分企業會花費幾十萬甚至上百萬預算去(qù)參加展會。在展會現場，大部分企業的(de)布置方式較為(wèi)傳統，一(yī)張咨詢台，然後擺放好貨架展示産品，在擺放幾張桌椅方便客戶過來進行商談，還有就是将各類小禮品醒目的(de)擺放在咨詢台上，方便發放給前來參展的(de)遊客(前提是掃碼關注公衆号)。

6、商務洽談

涉及到商務洽談環節，要做(zuò)好相關的(de)接待工作，比如(rú)核心客戶過來，是否要安排相應的(de)差旅和(hé)住宿飲食，然後現場的(de)話，要涉及到登記、咨詢、引導、客戶接送等服務，對于其他潛在客戶，也要做(zuò)好相應的(de)商務禮儀，由企業高(gāo)層出面會見和(hé)洽淡，發放好企業相關的(de)紀念品等。

7、媒體宣傳

一(yī)方面，展會本身會通過電視(shì)、報紙、廣播、雜志、專業垂直媒體、門戶網站等渠道(dào)對展會進行多方面的(de)預熱，那麽企業可(kě)以通過與組委會達成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進行品牌露出，達到預熱的(de)宣傳效果。

8、活動預算

參加展會的(de)整個預算要看具體活動方案的(de)大小，有的(de)企業可(kě)能花費幾萬元就搞定了，而有的(de)企業則會花費幾十萬甚至上百萬。會展活動的(de)預算主要包括以下幾個方面：展位費用、交通出行、參展禮品、特色活動、兼職人員工資、住宿費、餐飲費、宣傳資料印刷費、活動物料采購、媒體宣傳費等。

9、活動評估和(hé)複盤

會展活動結束後，要對活動整體進行數據整理(lǐ)和(hé)總結，比如(rú)接待了多少客戶、聯系到了多少潛在客戶、微信公衆号漲粉數、媒體發稿數量、品牌露出數據、會展活動軟文閱讀數等，都要做(zuò)好記錄并存檔，然後對活動的(de)整體效果進行總結，尋求可(kě)優化的(de)方案，方便下次呈現出更好的(de)展會效果。